Wat begon met een ogenschijnlijk eenvoudige vraag, veranderde al snel in een enerverende zoektocht naar het geschreven geheugen van mijn instituut. Waar was ons archief in hemelsnaam gebleven?
In deze beschouwing schrijft docent-onderzoeker (Fontys Sociale Studies) en promovendus (Universiteit Utrecht) Stef Dingemans over zijn ervaringen met archiefonderzoek.
Na een speurtocht van maanden langs voormalige kelders, verschillende doorlopende wegen, onbekende paden en met behulp van talloze collega’s ontdekte ik uiteindelijk de waarde van een goede archivaris, het belang van een gedegen archief, en gelukkig vond ik ook ‘ons’ Eindhovens archief terug – in Kampen.
Mijn zoektocht naar het archief ontstond vanuit een van mijn onderzoeken, waaraan ik als docent en onderzoeker binnen het instituut Sociale Studies (Fontys) en de Universiteit Utrecht werk. Dit betreft een historisch onderzoek waarbij ik in kaart breng welke veranderingen opleidingen sociaal werk (HBO) door de jaren heen hebben doorgemaakt met betrekking tot het vormen van maatschappelijk-politieke betrokkenheid bij hun studenten. Immers, voor de huidige groep studenten sociaal werk en dus de sociaal werkers van de toekomst, is het van belang om een goed beeld te hebben van de rijke geschiedenis van hun beroepsgroep. Dit versterkt namelijk de professionaliteit én de beroepstrots, aldus de Beroepsvereniging van Professionals in Sociaal Werk (BPSW), die gelukkig ook hard bezig is met het opzetten van een historisch centrum sociaal werk. Een goed georganiseerd archief is hierbij onontbeerlijk.
Een gedegen en netjes onderhouden archief zorgt namelijk voor een goed gefundeerd beeld van keuzes uit het verleden, de motivering hiervan en helpt zodoende bij beslissingen voor de toekomst. Met deze wetenschap startte ik mijn speurtocht. Op zoek naar de voor mijn onderzoek benodigde historische documentatie van opleidingen sociaal werk, zoals gemotiveerde beleidskeuzes, visies en curriculabeschrijvingen uit het verleden. Niet vermoedend dat deze zoektocht me eerst langs verschillende haltes zou leiden die het gevaar van het niet deftig bijhouden van het eigen archief én het belang van een goede archivaris benadrukten. Een zoektocht die startte met de vraag ‘waar is eigenlijk ons archief’?
Halte 1 – spiraal der onwetendheid
Mijn zoektocht naar ons eigen historische archief startte logischerwijs op mijn eigen afdeling.
Navraag bij collega’s over de plek van dit archief leverde voornamelijk vragende gezichten op. Reizend tussen het spreekwoordelijke kastje en de muur daalde ik langzaam af in de spiraal der onwetendheid. Dit betreft proces dat gaat over de neerwaartse spiraal die optreedt bij een gebrek aan een gefundeerd geheugen binnen een organisatie. Cruciaal is dat het geheugen van de organisatie beschikbaar, en toegankelijk is en dat er sprake is van een actieve wisselwerking tussen medewerkers en het geheugen. En zonder zicht op, kennis van en toegang tot dit geheugen, vervalt een organisatie namelijk in de zogenoemde spiraal van onwetendheid.
Een proces dat ervoor zorgt dat beleidsbepalers, onderwijsontwikkelaars, bestuurders en medewerkers niet in de achteruitkijkspiegel kunnen kijken. En een proces dat ervoor zorgt dat ze zich daardoor laven aan een laissez-fair houding van herhalende processen en keuzes zonder lering te trekken uit de historie.
Halte 2 – ‘reinvention trap’
Omhoog krabbelend uit de spiraal der onwetendheid bracht mijn zoektocht me langzaamaan een stapje verder. Collega’s wezen op feit dat het archief zich vroeger in de kelders van het voormalige gebouw bevond maar wat er vervolgens mee gebeurd was bleef onduidelijk. Navraag bij medewerkers die betrokken waren bij de verhuizing bracht ook geen helderheid. Dit zorgde voor een lange periode van navragen, zoeken, en tasten in het duister. Tegelijkertijd oplettende om niet te vallen in de reinvention trap.
De reinvention trap gaat namelijk over een gebrek aan zicht op, en kennis van, eerder gemaakte keuzes. De grondslag hiervan zorgt voor een kortzichtige aanpak van de toekomst. Er ontstaat een valkuil voor de ontwikkeling van een organisatie wanneer er onduidelijkheid bestaat over eerdere beslissingen, en men onbekend is met eerdere beleidskeuzes, diens afwegingen, motivering en resultaten.
Immers, wanneer men niet op de hoogte is hoe een organisatie is verworden tot haar huidige staat en van motivering en misstappen uit het verleden, dan is er een hoge kans op het herhaaldelijk uitvoeren van falende oplossingen. Organisaties vallen dan in de ‘reinvention trap’, een verschijnsel dat ontstaat wanneer het institutionele geheugen ontbreekt en dat zorgt voor het steeds opnieuw uitvoeren van vernieuwingen en herzieningen. Ontwikkelaars, bestuurders of beleidsbepalers hebben daarbij het idee innovatief en baanbrekende veranderingen door te voeren. Maar die zijn niet gebaseerd op de benodigde historische gegevens en voorkennis en bevatten zodoende vaak dezelfde fouten als in het verleden al waren gemaakt. Vaak zijn deze programma’s, curricula, of strategieën van relatieve korte duur, en resulteren al snel weer in nieuwe cycli van vernieuwingen en herzieningen.
Tegelijkertijd kampen veel organisaties eveneens met het zogenaamde pendulebeleid. Dat betekent dat ze onderhevig zijn aan stevige beleidswisselingen die worden aangestuurd door cyclische veranderingen, zoals politieke uitgangspunten, economische mogelijkheden of wisselingen in de visie. In beide gevallen worden beleidsveranderingen doorgevoerd zonder duidelijke en gefundeerde oorsprong, vaak in lijn met de heersende trend of als specifieke reactie op een probleem binnen de huidige aanpak zonder oog te hebben voor het geheel en diens voorgeschiedenis.
Halte 3 – Institutional Amnesia
Op het moment dat je hoop bijna hebt opgegeven komt hulp uit onverwachte hoek. Meedenkende collega’s vonden in hun eigen digitale mailarchief de naam van een collega die destijds verantwoordelijk was voor de overgang van het archief. Eindelijk een concreet aanknopingspunt in de zoektocht naar ons eigen archief. Vervolgonderzoek liep helaas alleen spaak, de desbetreffende collega was niet meer werkzaam en had weinig tot geen sporen achtergelaten. Een werkwijze die typerend is voor halte 3; institutional amnesia.
Institutionele vergeetachtigheid is de overkoepelende vorm waartoe een verdwenen of teloorgegaan archief behoort. Dit verschijnsel treedt op bij organisaties, instituten maar ook op alle niveaus van overheden en bijgaande bureaucratie. Het betreft een gebrek aan een institutioneel geheugen waar actief mee wordt gewerkt, zorgt voor het herhaaldelijk uitvoeren van falende strategieën, oplossingen die al eerder niet werkten en een gebrekkig handelen. Het zorgt voor inefficiënte keuzes, een gebrek aan expertise, een gebrekkige veerkracht binnen organisaties en een gebrek aan lerend vermogen. Ook niet onbelangrijk, institutionele vergeetachtigheid zorgt voor een gebrek aan historische context, nodig om effectief beleid te maken en om hedendaagse acties, posities en keuzes te rechtvaardigen.
Halte 4: Het externe geheugen
Een herhaling van zetten maar nu met de naam van deze voormalige collega in de hand zorgde uiteindelijk voor de benodigde informatie. Diepgravend in de persoonlijke geheugens van collega’s werd het duidelijk dat ons eigen instituut haar geheugen had uitbesteed. De donkere kelders en achterkamertjes van een of ander vergeten gebouw waren blijkbaar ingewisseld voor een opslagplek aan de andere kant van het land-, aan een bedrijf waarbij je kunt kiezen voor zaken als dynamisch (of passief) archiefbeheer en scanning on-demand, maar waar je niet zomaar binnen kan lopen. Alleen via een tamelijk abstract aanvraagprotocol kun je op basis van enkele codes en summiere beschrijvingen je (eigen!) documenten opvragen. Een proces dat overigens ook niet vlekkeloos verliep. In een dergelijke hal liggen dus metersdik belangrijke documenten opgeborgen, vol met belangrijke informatie, verloren gewaande kennis en juridisch verplichte zaken die volgens de archiefwet (1995) bewaard dienen te blijven.
Eindstation: Het Archief
Zijn we er al?
Nou, het lijkt er eerder op dat we eraan voorbij zijn gereden. Op zichzelf is archiveren immers geen modern verschijnsel, maar een eeuwenoud ambacht. Een goed archief staat of valt met een goede, bekwame in-house archivaris. Het duurzaam toegankelijk maken van informatie, het systematisch verzamelen, ordenen en beheren van documenten en het ondersteunen in de organisatie van het gebruik hiervan behoren tot het takenpakket. Enerzijds is er namelijk de juridische werkelijkheid waarbinnen een archivaris dient te werken, al dat wat vanuit de archiefwet bewaard en gebruikt dient te worden is onderdeel van dit archief. Maar daarbuiten heeft de archivaris ook de taak om alle zaken met een historische waarde te beoordelen, selecteren en orderenen. En dat alles hoeft vandaag de dag niet altijd meer in die donkere kelder. Maar gedijt ook niet bij een externe uitbesteding zonder actief ondersteunende en bekwame archivaris, los van het feit of deze intern of extern werkzaam is. In deze periode van informatieoverdaad en digitalisering wordt een goede omgang met historisch belangrijke informatie steeds belangrijker en is simpelweg van evident belang.
Behoudens het enigszins stoffige imago van de archivaris en diens werkterrein bevindt die zich dus juist in een dynamische moderne periode. Wat bewaar je, en wat niet? En op welke wijze?
Een archief, al dan niet in fysieke vorm, is hierbij cruciaal. Dit geheugen dient immers ondersteunend te zijn aan de huidige positie door haar structuur, inzichtelijkheid, ordening en duidelijkheid. Het archief biedt daarbij het inzicht in de kennis van het verleden, en zorgt voor inspiratie en sturing voor de toekomst. Een archief verzorgt zodoende de historische basis van een organisatie, een stevig fundament waar gemakkelijk naar teruggekeerd moet kunnen worden om bij hedendaagse uitdagingen soepel en snel positie te kunnen bepalen en daadwerkelijk ontwikkelingen door te voeren.
Iedere organisatie of instituut doet er dan ook goed aan eens na te gaan waar dat archief ook alweer gebleven is, en waarom die keuze daarvoor eigenlijk is gemaakt – maar dat zal vast in het archief te vinden zijn.
Bronnen
Heard-Lauréote, K., & Buckley, C. (2025). Building trustful relationships through intrapreneurship in Academic Development. Journal of Learning Development in Higher Education, (33).
Pollitt, C. (2000). Institutional amnesia: A paradox of the ‘Information Age’?. Prometheus, 18(1), 5-16.
Trappenburg, M., & Van Pelt, M. (2024). Exit, loyalty and focus. Dutch social workers’ responses to swing-of-the-pendulum policies. European Journal of Social Work, 27(4), 855-867.
Met dank aan de Koninklijke Vereniging Archiefsector Nederland (KVAN), Beroepsvereniging van Professionals in Sociaal Werk (BPSW), Hogeschool Arnhem Nijmegen(HAN), Fontys, Hogeschool van Amsterdam, Hogeschool Utrecht, Historisch Centrum Sociaal Werk (HCSW).
Stef Dingemans is docent en onderzoeker bij de opleiding Sociale Studies binnen Fontys Eindhoven. Hij doceert vakken zoals sociologie en burgerschap, begeleidt praktijkgericht onderzoek en werkt binnen het lectoraat sociale veerkracht aan thema’s zoals polarisatie en samenlevingsopbouw. Hij promoveert aan de Universiteit Utrecht (departement geschiedenis en kunstgeschiedenis – politieke geschiedenis) op het thema van Community Engaged Learning en de relatie met maatschappelijke en politieke betrokkenheid in het sociaal werk onderwijs.